ЭПД и ЭДО в Логистике

Зачем нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН)

Транспортная накладная — это документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. Его оформляют для учета транспортных услуг и расчетов с перевозчиком.

В октябре 2020 года Минтранс России провел эксперимент по переводу транспортных накладных и путевых листов в цифровой формат. Отправители грузов, перевозчики и грузополучатели оформляли и подписывали документы через операторов электронного документооборота (ЭДО). А ГИБДД и Ространснадзор контролировали процесс через тестовую информационную систему.

Эксперимент прошел успешно — новые механизмы взаимодействия участников перевозок и госорганов выполнили свои цели. Процесс грузоперевозок на время эксперимента стал быстрее и дешевле для участников и прозрачнее для государства. С 2022 года добровольное использование ЭТрН закрепили в законодательстве.

Переход на транспортный ЭДО создает преимущества для бизнеса. Например, ускорение бизнес-процессов, сокращение расходов на доставку и хранение документов. Но помимо этого, он упрощает процессы и отдельных подразделений компании:

• Руководитель получает полный контроль над логистическими операциями — электронные документы позволяют отслеживать этапы перевозки в реальном времени. Это повышает управляемость бизнеса и доверие со стороны контрагентов и госорганов.
• Бухгалтерия экономит время на обработке первичных документов и сводит к минимуму ошибки при перенесении данных. Все ЭТрН легко интегрируются с учетными программами, что упрощает подтверждение расходов на перевозку и вычеты по НДС.
• Диспетчер службы логистики оформляет и отправляет ЭТрН через веб-сервис или интегрированную систему буквально за минуты. Все участники мгновенно получают документ по ЭДО — это существенно ускоряет бизнес-процессы доставки груза.
• При электронном документообороте сотрудник склада сразу после погрузки груза подписывает накладную КЭП — не нужно ждать курьера или водителя с бумажными бланками.

Передача данных ЭТрН идет по защищенным каналам через аккредитованных операторов ИС ЭПД, что соответствует требованиям Минтранса и ФНС. Архив электронных перевозочных документов хранится в дата-центрах оператора ЭДО, доступ к нему контролируется — это безопаснее, чем хранение кип бумаг на складе.

Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные станут обязательными. Новые требования распространяются на все коммерческие перевозки грузов, независимо от отрасли и вида груза.

Кроме того, в цифровой форме по умолчанию будут оформляться и другие перевозочные документы:

• Грузовые накладные авиационного и железнодорожного транспорта.
• Заказы и заявки на перевозку грузов автомобильным транспортом.
• Экспедиторские документы. Например, экспедиторская расписка, поручение экспедитору или складская расписка.

Грузоотправители, перевозчики, экспедиторы и грузополучатели больше не смогут использовать бумажные накладные в работе.

Минтранс должен будет определить, в каких случаях допускается оформление документов на бумаге. Вероятно, это будут исключительные ситуации — например, при перевозке по местности без связи или для спецгрузов. Но такие детали станут известны ближе к 2026 году, когда Минтранс выпустит соответствующие приказы.

Переход на электронные документы при перевозке алкогольной продукции

Алкогольная и спиртосодержащая продукция — первые виды грузов, для перевозки которых запланировали переход на обязательный ЭДО. Минтранс вместе с Росалкогольтабакконтролем запустил пилотный проект еще в 2023 году.

Изначально предполагалось, что алкогольная отрасль перейдет на цифровой формат взаимодействия 1 июня 2024 года, но впоследствии сроки изменились.

Сейчас ситуация такая:

• До 1 марта 2026 года бумажная товарно-транспортная накладная (ТТН) подтверждает легальность производства и оборота алкогольной продукции.
• С 1 марта 2026 года в статье 10.2 Федерального закона от 22.11.95 № 171-ФЗ предусмотрены изменения, согласно которым бумажную ТТН заменят электронные документы (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 03.04.2023 № 108-ФЗ). Содержание и порядок использования таких электронных документов определяет постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944.

Согласно постановлению, оборот маркируемых товаров — пива, пивных напитков, медовухи, пуаре, сидра, спиртосодержащей непищевой продукции — будет сопровождаться электронным УПД. Его предоставляют в систему Честный знак. С 1 сентября 2026 года при перевозке этих видов товаров автомобильным транспортом УПД нужно предъявлять вместе с электронными перевозочными документами. Это может быть электронная транспортная накладная (ЭТрН) или электронный путевой лист (ЭПЛ).

Для остальных видов алкогольной и спиртосодержащей продукции нужно оформить электронную заявку о фиксации информации в ЕГАИС.

До 1 марта 2027 года сохраняется переходный период: пока можно оформлять бумажную ТТН вместо электронного УПД или электронной заявки о фиксации информации. Это зафиксировано в статье 3 Федерального закона от 29.05.2024 № 102-ФЗ.

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Схемы обмена документами могут быть разными. Самый простой алгоритм такой:

1. Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учетной системе или веб-интерфейсе, подписывает свой титул (раздел) квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передает его через оператора ЭПД в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
2. Провайдер передает ЭТрН перевозчику и получателю груза.
3. Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает прием груза простой электронной подписью (ПЭП).
4. Перевозчик подписывает электронную накладную КЭП.
5. Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП.
6. Водитель подтверждает передачу груза ПЭП.
7. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот.

Участники перевозки смогут просматривать и скачивать из сервиса оператора ЭПД оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.

ГИС ЭПД получает данные о подписании ЭТрН в режиме онлайн и по запросу передает их МВД, Ространснадзору и ФНС. Еще система принимает титулы и КЭП от провайдеров, выдает уникальный идентификатор документа и формирует записи по ЭТрН в свою базу данных.

Как выглядит электронная транспортная накладная

ЭТрН — аналог бумажной транспортной накладной. Правительство утвердило форму транспортной накладной в приложении №4 к правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Подробности можно прочесть в постановлении Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200.

Документ включает в себя информацию о грузоперевозке, которую согласовывают грузоотправитель и перевозчик:

• дату, время, адрес погрузки и выгрузки груза;
• штрафы за простой транспорта, задержку доставки;
• параметры транспортного средства;
• особые условия доставки груза и другие сведения.

ЭТрН состоит из четырех обязательных файлов обмена (они же титулы или разделы) и четырех опциональных. Формат транспортной накладной утвержден в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Все титулы подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Кто, на каком этапе подписывает раздел ЭТрН и какую информацию содержит титул, показываем таблице:

Когда не нужно оформлять ЭТрН

Транспортная накладная не нужна, если нет договора перевозки и в перевозке не участвует привлеченный перевозчик (ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Электронный формат не меняет этих правил.

Перевозка без заключения договора перевозки. Например, поставщик доставляет свой товар покупателю собственным транспортом, а доставка не выделена как отдельная оплачиваемая услуга. Также договор перевозки не подписывают при самовывозе: покупатель на своем автомобиле забирает товар со склада поставщика. По согласованию сторон можно оформить ЭТрН для внутреннего контроля, но закон этого не требует.

Перевозка между подразделениями организации. Например, когда компания перевозит грузы между своими филиалами на собственном транспорте.

В этих случаях закон не требует оформлять ЭТрН, но бизнесу для налогового учета все равно нужно подтверждать расходы на транспортировку. Это можно сделать с помощью других документов — договоров, актов или путевых листов.